Política de Privacidade

1. Introdução

A privacidade e a segurança dos dados são prioridades para a Niven.

Esta Política foi criada para apresentar, de forma clara e transparente, quais dados pessoais podemos tratar, para quais finalidades, com quem eles podem ser compartilhados, por quanto tempo podem ser armazenados e quais direitos podem ser exercidos pelos titulares.

O tratamento de dados pessoais realizado pela Niven observa a legislação aplicável, incluindo a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), quando aplicável.

2. Quem somos

A Niven é uma empresa de tecnologia que oferece soluções de Inteligência Artificial para clínicas médicas, com foco em eficiência comercial e operacional.

Nossas soluções podem atuar em canais como site, WhatsApp, sistemas de agenda, ferramentas de CRM, sistemas de gestão, prontuários eletrônicos, plataformas de comunicação e demais sistemas utilizados pela clínica contratante.

A depender do contexto, a Niven poderá atuar como controladora ou operadora de dados pessoais. Em muitos casos, a clínica contratante será a controladora dos dados de seus pacientes, leads e contatos, enquanto a Niven atuará como operadora, tratando dados conforme instruções da clínica e para execução dos serviços contratados.

3. Dados pessoais que podemos coletar

A Niven pode coletar diferentes categorias de dados pessoais, conforme a forma de interação com nosso site, equipe comercial, canais digitais ou soluções contratadas.

Podemos tratar dados como:

• nome;
• telefone;
• e-mail;
• cargo ou função;
• nome da clínica, consultório ou empresa;
• cidade, estado e país;
• informações fornecidas em formulários de contato;
• mensagens enviadas por WhatsApp, e-mail, chat ou outros canais;
• dados de navegação no site;
• endereço IP;
• informações sobre dispositivo, navegador e sistema operacional;
• páginas acessadas, origem de tráfego e interações com o site;
• dados necessários para implantação, suporte, configuração e uso das soluções;
• dados relacionados a agendamentos, confirmações, follow-ups e histórico de atendimento, quando integrados aos sistemas da clínica.

A coleta depende da sua interação com a Niven e do escopo contratado pela clínica.

4. Dados de pacientes, leads e contatos da clínica

No contexto da prestação dos serviços, a Niven pode tratar dados de pacientes, leads, potenciais pacientes ou contatos da clínica contratante.

Esses dados podem incluir, conforme configuração da clínica:

• nome;
• telefone;
• e-mail;
• informações de interesse em procedimentos, consultas ou serviços;
• mensagens enviadas em canais de atendimento;
• status de qualificação;
• preferências de agenda;
• histórico de interações;
• confirmações e reagendamentos;
• informações necessárias para encaminhamento de atendimento humano;
• dados sincronizados com sistemas de agenda, CRM, gestão ou prontuário, conforme integração autorizada.

A clínica é responsável por garantir que possui base legal, autorização ou legitimidade para coletar, utilizar e compartilhar esses dados com a Niven no contexto dos serviços contratados.

5. Como utilizamos os dados

A Niven pode utilizar dados pessoais para as seguintes finalidades:

• responder solicitações enviadas pelo site ou canais de contato;
• realizar atendimento comercial;
• demonstrar, apresentar ou ofertar soluções da Niven;
• configurar, implantar e operar automações de atendimento;
• qualificar leads e potenciais pacientes;
• apoiar agendamentos, confirmações e follow-ups;
• recuperar contatos que não concluíram agendamento;
• integrar informações com sistemas utilizados pela clínica;
• centralizar histórico de atendimento;
• oferecer suporte técnico e operacional;
• melhorar a segurança, estabilidade e desempenho da plataforma;
• analisar métricas de uso, conversão e eficiência operacional;
• cumprir obrigações legais, regulatórias e contratuais;
• prevenir fraude, abuso, uso indevido ou incidentes de segurança;
• aprimorar nossos produtos, fluxos, interfaces e modelos de automação.

A Niven não utiliza dados pessoais para finalidades incompatíveis com esta Política ou com o escopo dos serviços contratados.

6. Bases legais para tratamento

O tratamento de dados pessoais pela Niven poderá se basear em diferentes hipóteses legais previstas na legislação aplicável, conforme o contexto.

As bases legais podem incluir:

• execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato;
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• legítimo interesse da Niven ou da clínica, quando aplicável e respeitados os direitos dos titulares;
• consentimento, quando necessário;
• exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;
• proteção do crédito, prevenção à fraude e segurança;
• tutela da saúde, quando aplicável e observadas as condições legais;
• outras bases legais previstas na legislação aplicável.

Quando a Niven atuar como operadora, a definição da base legal principal poderá ser responsabilidade da clínica controladora.

7. Compartilhamento de dados

A Niven poderá compartilhar dados pessoais apenas quando necessário para viabilizar suas operações, prestar os serviços contratados, cumprir obrigações legais ou proteger direitos.

Os dados podem ser compartilhados com:

• clínicas contratantes;
• prestadores de serviços de tecnologia, infraestrutura, hospedagem, segurança e suporte;
• provedores de comunicação, como serviços de mensagens, e-mail e WhatsApp;
• plataformas de agenda, CRM, gestão, prontuário ou sistemas integrados;
• ferramentas de análise, monitoramento e performance;
• consultores, auditores, assessores jurídicos e contábeis;
• autoridades públicas, quando houver obrigação legal ou requisição válida;
• terceiros envolvidos em operações societárias, reorganizações ou transações comerciais, quando aplicável.

A Niven busca compartilhar apenas os dados necessários para cada finalidade e adotar medidas adequadas de segurança e confidencialidade.

8. Integrações com plataformas de terceiros

As soluções da Niven podem se integrar a plataformas de terceiros, como WhatsApp, Google Agenda, sistemas de gestão, prontuários eletrônicos, CRMs, ferramentas de comunicação e outros serviços utilizados pela clínica.

Essas integrações podem envolver o envio, recebimento, sincronização ou atualização de dados necessários para funcionamento dos fluxos contratados.

O uso dessas plataformas pode estar sujeito também às políticas de privacidade, termos de uso e configurações de cada fornecedor. A Niven não controla as práticas de privacidade de terceiros independentes, mas busca utilizar integrações compatíveis com padrões razoáveis de segurança e confiabilidade.

9. Cookies e tecnologias similares

O site da Niven pode utilizar cookies e tecnologias similares para melhorar a experiência de navegação, entender o uso do site, medir desempenho, personalizar interações e apoiar ações de marketing e análise.

Cookies podem coletar informações como:

• endereço IP;
• tipo de navegador;
• dispositivo utilizado;
• páginas visitadas;
• tempo de navegação;
• origem de acesso;
• interações realizadas no site.

Você pode gerenciar cookies diretamente nas configurações do seu navegador. A desativação de alguns cookies pode afetar determinadas funcionalidades ou medições do site.

10. Armazenamento e retenção dos dados

A Niven armazena dados pessoais pelo tempo necessário para cumprir as finalidades descritas nesta Política, executar contratos, prestar suporte, cumprir obrigações legais, resolver disputas, prevenir fraudes e proteger direitos.

Os prazos de retenção podem variar conforme:

• natureza dos dados;
• finalidade do tratamento;
• obrigações legais ou regulatórias;
• prazos contratuais;
• necessidade de auditoria, segurança ou comprovação;
• instruções da clínica controladora, quando aplicável.

Quando os dados deixarem de ser necessários, a Niven poderá eliminá-los, anonimizá-los ou mantê-los quando houver base legal ou obrigação legítima para retenção.

11. Segurança da informação

A Niven adota medidas técnicas e organizacionais razoáveis para proteger dados pessoais contra acesso não autorizado, perda, alteração, divulgação indevida, destruição ou uso inadequado.

Essas medidas podem incluir, conforme o caso:

• controle de acesso;
• proteção de credenciais;
• criptografia ou mecanismos equivalentes quando aplicável;
• monitoramento de segurança;
• restrição de acesso por necessidade;
• boas práticas de desenvolvimento e infraestrutura;
• revisão de permissões;
• processos internos de confidencialidade e segurança.

Apesar dos esforços, nenhum sistema digital é absolutamente imune a riscos. A clínica e seus usuários também devem adotar boas práticas de segurança, como proteger credenciais, limitar acessos e orientar equipes internas.

12. Direitos dos titulares

Nos termos da legislação aplicável, titulares de dados pessoais podem ter direitos relacionados ao tratamento de seus dados.

Esses direitos podem incluir:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• portabilidade, quando aplicável;
• informação sobre compartilhamento;
• revogação do consentimento, quando o tratamento se basear em consentimento;
• oposição ao tratamento, quando aplicável;
• solicitação de revisão de decisões automatizadas, nos termos da lei.

Quando a Niven atuar como operadora, certas solicitações poderão precisar ser encaminhadas ou confirmadas pela clínica controladora dos dados.

Para exercer direitos, o titular pode entrar em contato pelos canais indicados nesta Política.

13. Dados sensíveis e informações de saúde

No contexto de clínicas médicas, alguns dados tratados podem ser considerados sensíveis, especialmente quando relacionados à saúde.

A Niven não tem como objetivo realizar diagnóstico, prescrição, interpretação clínica ou atendimento médico. A solução é voltada ao apoio comercial e operacional, como atendimento, qualificação, agendamento, follow-up e organização de fluxos.

A clínica deve configurar os fluxos para evitar coleta excessiva de dados sensíveis e garantir que qualquer tratamento de informações de saúde esteja alinhado às bases legais, responsabilidades profissionais, normas setoriais e obrigações aplicáveis.

A Niven trata dados sensíveis apenas quando necessário para a execução dos serviços contratados, conforme instruções da clínica ou hipóteses legais aplicáveis.

14. Transferência internacional de dados

Alguns fornecedores, ferramentas de infraestrutura, hospedagem, comunicação, análise ou suporte utilizados pela Niven podem estar localizados fora do Brasil ou processar dados em outros países.

Quando houver transferência internacional de dados pessoais, a Niven buscará adotar medidas compatíveis com a legislação aplicável e com padrões razoáveis de proteção, segurança e confidencialidade.

15. Crianças e adolescentes

As soluções da Niven são voltadas para clínicas, consultórios e empresas, não sendo direcionadas a crianças ou adolescentes como usuários finais do site.

No contexto de atendimento da clínica, caso dados de crianças ou adolescentes sejam tratados, a clínica é responsável por garantir que o tratamento ocorra de acordo com a legislação aplicável, inclusive quanto à autorização de responsáveis legais quando necessário.

16. Alterações desta Política

A Niven poderá atualizar esta Política de Privacidade periodicamente para refletir mudanças legais, operacionais, tecnológicas, contratuais ou de segurança.

A versão atualizada será publicada nesta página com a data de última atualização.

Recomendamos que você revise esta Política periodicamente para se manter informado sobre nossas práticas de privacidade.